Skip to content

HNW Research Community

October 24, 2012

Samen naar het nieuwe werken

Het Nieuwe Werken (HNW) staat al een aantal jaar hoog op de agenda bij de overheid. De overgang naar deze nieuwe werkvorm brengt voor iedereen andere uitdagingen en mogelijkheden met zich mee. Welke zaken spelen hierbij een rol en hoe kun je ervoor zorgen dat de overgang soepel verloopt? Voor een gemeente in Gelderland hebben we dit bij MWM2 in kaart gebracht door medewerkers te betrekken in een online Research Community.  

Het Nieuwe Werken in de praktijk

Bij HNW komen vaak een heleboel praktische zaken kijken: hele kantoren worden opnieuw ingericht zodat vaste werkplekken plaats kunnen maken voor ‘activiteit gerelateerde’ ruimtes. Werkplekken worden zo gekozen op basis van het type werk dat er gedaan kan worden en de mate waarin bijvoorbeeld rust of juist prikkels nodig zijn. Informatie is met name virtueel beschikbaar, waardoor documenten vanaf elke werkplek te vinden, te gebruiken en te delen zijn. Behalve deze praktische zaken brengt dit een hoop veranderingen in de persoonlijke werkbeleving van medewerkers. Hoe gaan medewerkers daarmee om?

De dialoog aangaan in een online Research Community

De beste manier om erachter te komen hoe medewerkers in de praktijk omgaan met HNW is door met ze in dialoog te gaan. Er werd een speciale online Research Community gelanceerd en medewerkers werden persoonlijk uitgenodigd om als community leden over Het Nieuwe Werken mee te praten. Op elk gewenst moment en vanuit elke locatie kan er ingelogd worden. Vanuit mijn rol als Community Manager stelde ik vragen, gaf ik toelichting en kaartte ik onderwerpen aan. Daarnaast gingen de medewerkers ook onderling in discussie.

Research Community brengt beleving in kaart

In de Research Community werd gediscussieerd over specifieke veranderingen op het gebied van ICT, leiding geven, werkcultuur en kantoorinrichting en ruimtegebruik. Uiteraard zijn het al deze veranderingen bij elkaar die Het Nieuwe Werken tot iets nieuws maakt. Wat vooral belangrijk is om te realiseren als organisatie is dat elke persoon deze veranderingen op een eigen manier ervaart. Om deze reden hebben we met een ‘veranderingswiel’ gewerkt, om helder in kaart te krijgen welke fases medewerkers doorlopen. Het plaatje hieronder laat deze wiel in samengevatte vorm zien.

De fases waarin verschillende medewerkers zich bevinden

Wat kunnen we nog meer leren van deze inzichten en hoe het beste om te gaan met de verschillende medewerkers? Hieronder omschrijf ik kort waar je als organisatie tijdens deze verschillende fases op moet letten.

Fase 1: Verlies en Twijfel
Niet iedereen zal HNW direct omarmen en het is belangrijk te realiseren dat verandering vaak in eerste instantie een gevoel van verlies en twijfel teweegbrengt. Mensen worden uit hun dagelijkse routine gehaald en dat kan een gevoel van onzekerheid met zich meebrengen.  In deze fase kun je als management proactief handelen door medewerkers meer en vaker te betrekken door bijvoorbeeld presentaties te geven, trainingen te organiseren en interactieve workshops te houden waarbij mensen geleidelijk wennen aan alle nieuwe stappen. Communiceer over de voortgang van de HNW invoering en laat mensen meedenken over de veranderingen. Het lijken misschien triviale acties, maar door op een praktische en terugkerende vorm in aanmerking te komen met de nieuwe realiteit wennen medewerkers makkelijker.

Fase 2: Ontkenning en ongemak
Een volgende stap is het omzetten van verlies en twijfelgevoelens naar het ontdekken en uitproberen van HNW. Vaak komen hier gemengde gevoelens bij kijken: nieuwsgierigheid naar de nieuwe werkvorm, maar tegelijkertijd  angst voor wat er veranderd is en wat er verwacht wordt. Als organisatie kun je deze ontdekkingstocht stimuleren door medewerkers te laten bespreken wat volgens hen de voordelen en nadelen zijn. Breng in kaart waar ze naar uitkijken en welke onderdelen juist weerstand kunnen oproepen, zonder hier een oordeel over te vellen. Probeer daarbij duidelijk te maken wat het doel is achter HNW, waar je als organisatie op lange termijn naartoe wilt werken. Op die manier kunnen medewerkers hun gedrag en de aanpassingen in een bredere context plaatsen. Tegelijkertijd worden ze ervan bewust dat bij anderen dezelfde twijfels en ongemak voelen.

Fase 3: Begrip en integratie
Begrip en integratie van de nieuwe manier van werken, hier wil je als organisatie naartoe. Probeer dit onder medewerkers te stimuleren door ook na invoering van HNW ervaringen met elkaar te delen. Medewerkers bij wie HNW al als normaal en veilig voelt, kunnen anderen zo gerust stellen en nieuwe discussies op gang brengen. Uitdagingen die HNW met zich meebrengt kunnen zo meteen aan de kaak gesteld worden en in positieve acties worden omgezet.

De HNW Online Research Community

De online Research Community was gedurende een hele maand op elk moment van de dag toegankelijk voor de medewekers. Door een open dialoog aan te gaan ontdek je de ervaringen en gevoelens die HNW teweeg brengen. De Community Manager zorgt voor een context en achtergrond  in de reacties, door verder door te vragen en in te gaan op bepaalde thema’s.

Deelnemende medewerkers reageerden enthousiast op de online Research Community. Ze vinden het vooral prettig dat er onbeperkte ruimte is voor het ventileren van meningen/ervaringen en dat je kunt zien wat anderen vinden. Ook het interactieve karakter van de Research Community spreekt aan: het feit dat iedereen op elkaars mening kan reageren en de reacties terug gelezen kunnen worden.

Wil je meer informatie over dit project of over hoe u online Research Communities in kunt zetten binnen uw organisatie? Neem dan contact op met mij door hieronder te reageren op te mailen naar j.vandijk@mwm2.nl

No comments yet

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s